Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında aydınlatma metni

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, VeraKid hizmetleri kapsamında işlenen kişisel verilere ilişkin olarak ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri sorumlusu

Kanun kapsamında veri sorumlusu, İstanbul'da yerleşik VeraKid Yazılım'dır ("VeraKid"). Kişisel verilerinizle ilgili her türlü talep ve sorunuz için kvkk@verakid.com adresine yazabilirsiniz.

VeraKid, anaokulu ve kreşlere ("Okul") sunduğu hizmet kapsamında; Okul'un kendi veli, çocuk ve personel verileri bakımından Okul veri sorumlusu, VeraKid ise Okul adına veri işleyen konumundadır. Web sitesi ziyaretçileri, deneme hesabı açan yöneticiler ve bülten aboneleri bakımından VeraKid doğrudan veri sorumlusudur. Bu ayrım kullanım şartlarında düzenlenmiştir.

2. İşlenen kişisel veri kategorileri

3. Kişisel verilerin işlenme amaçları

• Okul ile veli arasındaki eğitim hizmeti ilişkisinin yürütülmesi; çocuğun günlük bakım, eğitim ve güvenliğinin sağlanması (yoklama, teslim, günlük rapor).
• Veli ile Okul arasındaki iletişimin sağlanması; duyuru, mesaj, takvim ve hatırlatmaların iletilmesi.
• Çocuğun gelişiminin izlenmesi ve veliyle paylaşılması (gözlem, portfolyo, dönem raporu).
• Sağlık ve güvenlik: alerji ve ilaç yönetimi, olay bildirimi, acil durum iletişimi.
• Fotoğraf ve videoların yalnız izin verilen kanallarda paylaşılması; izin dışı paylaşımın engellenmesi.
• Aidat ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi, yasal fatura ve muhasebe yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
• Hizmetin güvenliği, hesapların korunması, hataların giderilmesi ve yasal yükümlülüklerin (ör. ihlal bildirimi) karşılanması.
• Yapay zekâ destekli taslak üretimi (gözlem cümlesi, rapor özeti); çıktı her zaman personel onayından geçer, veriler model eğitiminde kullanılmaz. Ayrıntı: yapay zekâ ilkeleri.

4. Kişisel verilerin aktarımı ve alıcı grupları

Kişisel veriler, Kanun'un 8. ve 9. maddelerindeki şartlara uygun olarak ve yalnız hizmetin sunulması için gerekli ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Okul ve yetkili personeli: rol bazlı erişimle; öğretmen yalnız atandığı sınıfı, tam sağlık dosyası yalnız yetkili roller görür.
• Barındırma ve altyapı sağlayıcıları: veri tabanı ve medya depolama (şifreli; yerleşim tercihen Türkiye ya da AB bölgesi).
• İletişim sağlayıcıları: e-posta, SMS ve anlık bildirim iletimi için yalnız iletişim verisi.
• Ödeme sağlayıcısı: kart verisi VeraKid'de tutulmaz; 3D Secure ile ödeme sağlayıcısında işlenir.
• Yapay zekâ hizmet sağlayıcısı: yalnız taslak üretimi için gerekli metin; model eğitiminde kullanılmaması ("no-train") sözleşmeyle güvence altındadır; ses kayıtları metne çevrildikten kısa süre sonra silinir.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: hukuki yükümlülük hâlinde ve talep kapsamıyla sınırlı olarak.

Yurt dışına aktarım gerektiren durumlarda Kanun'un 9. maddesindeki usul (yeterlilik kararı, standart sözleşme ya da açık rıza) uygulanır. Teknik ve idari tedbirler KVKK & güvenlik sayfasında açıklanmıştır.

5. Toplama yöntemi ve hukuki sebep

Kişisel veriler; Okul'un kayıt sihirbazı, veli kurulum ekranı, öğretmen ve yönetici uygulamaları, web sitesi formları ve entegre sağlayıcılar aracılığıyla elektronik ortamda; ıslak imzalı formların taranması hâlinde fiziki ortamda toplanır. Hukuki sebepler Kanun'un 5. ve 6. maddelerine dayanır:

• Sözleşmenin kurulması ve ifası (md. 5/2-c): kayıt, yoklama, günlük rapor, mesajlaşma, aidat.
• Hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç): fatura ve muhasebe kayıtları, yetkili makam talepleri.
• Meşru menfaat (md. 5/2-f): hizmet güvenliği, erişim günlükleri, hata giderme; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla.
• Açık rıza (md. 5/1 ve md. 6): sağlık verileri; fotoğraf ve videoların kanal bazlı paylaşımı; bülten iletişimi. Açık rıza her zaman geri alınabilir; geri alma, geri alma anına kadar yapılan işlemeyi etkilemez.

6. Saklama süreleri

Süreler, Okul'un belirlediği daha kısa sürelere ve yasal zorunluluk hâlinde daha uzun sürelere göre değişebilir. Silme, yok etme ve anonimleştirme işlemleri Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak yürütülür.

7. İlgili kişinin hakları ve başvuru yolu

Kanun'un 11. maddesi uyarınca ilgili kişiler; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

• Uygulama içinden: veli ve personel hesaplarında "Verilerim" bölümünden talep oluşturulur; talep kaydı ve sonucu aynı ekranda görünür.
• E-posta ile: kvkk@verakid.com adresine, kimliğinizi doğrulayan bilgilerle.
• Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarife uygulanabilir.
• Okul adına işlenen veriler için başvurunuz, veri sorumlusu olan Okul'a iletilir ve birlikte sonuçlandırılır.

8. Çocuk verisine ilişkin özel açıklama

VeraKid'de işlenen verilerin önemli bir bölümü 3–6 yaş çocuklara aittir. Çocuk, kendi verileri üzerinde hukuki işlem yapamayacağından tüm izin ve haklar veli ya da yasal temsilci tarafından çocuk adına kullanılır. Bu nedenle:

• Kayıtta her çocuk için izin verme yetkisine sahip veli(ler) belirlenir; velayet durumu ve kısıtlamalar dikkate alınır; çelişen tercihlerde en kısıtlayıcı olan uygulanır ve Okul uyarılır.
• Fotoğraf ve video izni kanal bazlıdır (uygulama içi, sınıf grubu, okul içi, sosyal medya, tanıtım) ve her kanal ayrı geri çekilebilir; ayrıntı fotoğraf paylaşımı ve izin sayfasında.
• Çocuğun kendi tercihi ("bugün fotoğraf istemiyorum") velinin izninin üstüne gelen ek bir koruma olarak dikkate alınır.
• Veli yalnız kendi çocuğuna ilişkin verileri görür; başka çocukların verilerine erişemez.
• Çocuk verileri reklam, profilleme ya da model eğitimi amacıyla kullanılmaz.

Uygulama pratiği için fotoğraf paylaşımı ve KVKK rehberine, sağlık verisi akışları için sağlık, alerji ve ilaç sayfasına bakabilirsiniz.

9. Açık rıza metinleri

Bu aydınlatma metni, açık rıza gerektiren işlemler için ayrı izin metinleriyle birlikte sunulur. İzin metinleri sürümlüdür; hangi sürümün, ne zaman, hangi yöntemle (uygulama içi onay, OTP, ıslak imza taraması) kabul edildiği kayıt altına alınır.

• Açık Rıza · Fotoğraf & Video (kanal bazlı) — veli uygulamasındaki izin tercihleri ekranından yönetilir.
• Açık Rıza · Sağlık Verisi (özel nitelikli) — kayıt sırasında alınır; alerji, ilaç ve acil plan bilgilerini kapsar.
• AI Şeffaflık Notu & İzin — yapay zekâ destekli taslakların nasıl üretildiğini ve verilerin eğitimde kullanılmadığını açıklar.

Metinlerin güncel sürümleri uygulama içinde ve KVKK & güvenlik sayfasında yayımlanır.

10. Güncellemeler

Bu metin mevzuat ve hizmet kapsamındaki değişikliklere göre güncellenebilir. Esaslı değişiklikler uygulama içi bildirim ve e-posta ile duyurulur; güncel sürüm her zaman bu sayfada yer alır; sürüm geçmişi platform yönetiminde tutulur. İlgili diğer metinler: gizlilik politikası ve kullanım şartları.

VeraKid Yazılım · İstanbul · kvkk@verakid.com